27/09/2020

Kebijakan Privasi

Kebijakan privasi adalah dokumen resmi atau pernyataan tertulis yang mengungkapkan salah satu atau semua cara bisnis mengumpulkan, memproses, mengungkapkan, atau menggunakan informasi pribadi pelanggan atau konsumen. Saat mencari perusahaan untuk melakukan bisnis, Anda harus mencari perusahaan yang dengan jelas menyatakan apa yang mereka kumpulkan dari klien mereka dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut. Ini juga harus mudah dibaca dan dipahami. Saat mencari perusahaan yang menyediakan jenis layanan ini, berikut ini adalah pedoman yang berguna untuk diikuti dalam mengembangkan kebijakan privasi Anda sendiri.

Satu aspek penting yang perlu dipertimbangkan dalam menulis kebijakan privasi adalah jenis informasi yang ingin Anda sertakan dan cara Anda ingin informasi itu dibagikan. Anda dapat mulai dengan meneliti bisnis Anda dan melihat informasi apa yang Anda perlukan untuk membuat kebijakan dan bidang bisnis apa yang tidak akan Anda ungkapkan.

Saat menulis kebijakan, Anda harus memiliki setidaknya tiga kategori informasi yang perlu Anda berikan dan yang Anda ingin tersedia untuk orang lain. Informasi yang akan Anda sertakan pada umumnya adalah apa yang ingin Anda lindungi dan bahwa orang lain secara hukum diizinkan untuk memiliki akses.

Informasi ini mungkin termasuk alamat Anda, nama, alamat email, dan informasi keuangan lainnya. Ini juga dapat mencakup informasi lain yang Anda inginkan agar dapat dilihat orang lain seperti nomor kartu kredit, alamat, dan informasi lain yang memungkinkan orang lain untuk mengidentifikasi Anda. Informasi ini juga dapat diberikan oleh bisnis Anda, bergantung pada sifat bisnis Anda. Misalnya, jika bisnis Anda adalah bisnis retail dan Anda mencoba menjual produk atau layanan, Anda tidak akan memberikan informasi seperti alamat jalan karena informasi ini dianggap sebagai informasi publik.

Aspek penting lain yang harus Anda sertakan dalam kebijakan Anda adalah informasi kontak. Anda harus memasukkan nama, alamat fisik, alamat email, nomor telepon, dan alamat surat fisik Anda. Beberapa bisnis lebih memilih alamat fisik, karena memungkinkan mereka mengirimkan informasi dari waktu ke waktu, seperti pemberitahuan, email, atau katalog. Orang lain mungkin ingin pelanggan mereka datang ke toko mereka dan berbicara dengan seorang anggota staf.

Anda juga harus ingat bahwa ada beberapa perusahaan yang lebih suka memasukkan situs web mereka dalam kebijakan privasi mereka. Perusahaan lain mungkin ingin menambahkan situs web mereka ke pernyataan mereka untuk mencerminkan jenis informasi yang ingin mereka berikan dan area bisnis mana yang Anda ingin mereka rahasiakan.

Selain menulis kebijakan, Anda juga harus meluangkan waktu untuk mendiskusikan apa yang ingin Anda katakan dengan orang-orang tentang bisnis Anda dengan orang-orang yang akan menggunakan bisnis Anda. Orang biasanya jauh lebih nyaman dengan perusahaan ketika mereka tahu bahwa Anda menghormati privasi mereka.

Ketika Anda selesai menulis kebijakan privasi Anda, Anda kemudian harus mengirimkannya ke profesional, yang direkomendasikan oleh sebagian besar profesional hukum. Setelah disetujui, itu harus diposting di area publik tempat bisnis Anda berada. Anda harus selalu menyimpan salinan polis Anda di meja kantor Anda atau di lemari arsip Anda.

Saat Anda meninjau kebijakan privasi Anda, mungkin tidak jelas bagi Anda apa yang dicakup oleh kebijakan tersebut. Akan sangat membantu jika Anda menuliskan dengan tepat apa yang Anda ingin polis Anda katakan. Ketika Anda memiliki salinannya, Anda tidak perlu menghabiskan seluruh waktu Anda memikirkan tentang apa yang harus dikatakan oleh kebijakan Anda. Ketika Anda siap untuk mencetaknya, Anda dapat mencetaknya sebanyak yang diperlukan sampai dengan jelas menyatakan apa yang ingin Anda sampaikan kebijakan Anda.

Satu hal yang juga harus Anda pastikan untuk disertakan dalam kebijakan privasi Anda adalah bahwa Anda tidak menggunakan informasi orang lain untuk mengiklankan bisnis Anda. Jika Anda akan menggunakan nama seseorang, sertakan alamat atau informasi kontak mereka dalam kebijakan privasi Anda. Anda juga harus memastikan bahwa Anda tidak pernah menggunakan nama bisnis lain dalam iklan untuk bisnis Anda.

Jika Anda merasa tidak nyaman tentang beberapa hal yang tercantum dalam kebijakan privasi Anda, Anda mungkin ingin menghubungi pengacara. Orang ini akan dapat membantu Anda menulis kebijakan yang sesuai. Seorang pengacara juga dapat membantu Anda melindungi bisnis Anda dari kemungkinan tuntutan hukum.